word和execl使用技巧

word 和execl使用技巧

1、Word下如何使用著重號
     在Word中我們可以把著重號請到工具欄上。打開“工具—自定義”命令選項，打開“自定義”對話框。在“命令”標(biāo)簽卡下的“類別”欄里選中“所有命令”選項。此時在右邊“命令”欄中會出現(xiàn)按字母升序排列的所有命令，我們找到ABC頭上有三點的“DotAccent”命令，選中后按下鼠標(biāo)左鍵，將它拖到工具欄上，釋放鼠標(biāo)。當(dāng)你在Word中選中要著重標(biāo)示的文字后，再點擊這個“著重號”命令就可以了。

2、讓W(xué)ord表格快速一分為二
將光標(biāo)定位在分開的表格某個位置上，按下“Ctrl+Shift+Enter”組合鍵。這時你就會發(fā)現(xiàn)表格中間自動插入一個空行，這樣就達(dá)到了將一個表格一分為二的目的。

3、Word中巧用Alt鍵
按住Alt鍵再拖動左右（上下）邊距，可進(jìn)行準(zhǔn)確調(diào)整，在標(biāo)尺上會顯示具體值。

4、巧用定位選條件單元格
Excel表格中經(jīng)常會有一些字段被賦予條件格式。如果對它們進(jìn)行修改，那么首先得選中它們。可是，在工作表中，它們經(jīng)常不是處于連續(xù)的位置。按住ctrl鍵逐列選取恐怕有點麻煩，其實，我們可以使用定位功能來迅速查找并選擇它們。方法是點擊“編輯—定位”菜單命令，在彈出的“定位”對話框中，選中“條件格式”單選項，此時，下方的“全部”和“相同”單選項成為可選。選擇“相同”則所有賦予相同條件格式的單元格會被選中。

5、在不同單元格快速輸入同一內(nèi)容
Excel表格中，首先選定要輸入同一內(nèi)容的單元格區(qū)域，然后輸入內(nèi)容，*后按ctrl+回車鍵，即可實現(xiàn)在選定單元格區(qū)域中一次性輸入相同內(nèi)容。

6、快速返回上次編輯點
在編輯文檔的時候，如果要想實現(xiàn)將光標(biāo)快速返回到上次的編輯點，我們可以按下“shift+F5”組合鍵。

7、多個單元格數(shù)據(jù)巧合并
在編輯了一個Excel工作表后，如果又需要把某些單元格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行合并，那么我們可以請“&”來幫忙，比如需要將A、B、C三列的數(shù)據(jù)合并為D列中的數(shù)據(jù)，就在D2單元格鍵入公式“=A2&B2&C2”。

8、Excel中巧用雙擊定位
在使用Excel時，當(dāng)你想定位到行首或列首時，將鼠標(biāo)指向任意一個單元格的上邊框，然后雙擊鼠標(biāo)左鍵即可。


9、Word準(zhǔn)確移動文本
選中要移動的文本，再按“F2”鍵，此時光標(biāo)會自動變成灰色，將輸入光標(biāo)定位到目的地，按回車鍵便可準(zhǔn)確移動文本。

10、“相中”垂直文本塊
當(dāng)我們想選定Word文檔中的一個垂直塊時，可以先按下Alt鍵，然后將鼠標(biāo)拖過要選定的文本。

11、Excel避免計算誤差
利用Excel制作財務(wù)報表，常要進(jìn)行一些復(fù)雜的運(yùn)算，可往往用Excel公式得出的數(shù)據(jù)結(jié)果與計算器算出的不一致，這主要是由于Excel本身不能對數(shù)據(jù)自動進(jìn)入四舍五入造成的，為了更簡便的解決誤差問題，我們可以進(jìn)行如下操作：依次在Excel菜單欄中點擊“工具—選項—重新計算”，將“工作薄選項”中的“以顯示值為準(zhǔn)”復(fù)選框選中，確定退出即可。
也可以用函數(shù)，方法：round((計算公式)，2)，其中的“round”是四舍五入函數(shù)，其中的“計算公式”中輸入你的計算算式，例如A1*A2，其中的“2”是代表你四舍五入后小數(shù)點的位數(shù)，這里是兩位。

12、讓W(xué)ord打印自動按序排列
在打印文件時，點擊“文件—打印”，在彈出的“打印”窗口左下方點擊“選項”按鈕，在上面選中“逆頁序打印”，這樣先打印**頁，再打印*后一頁，就無需動手分頁了。另外還可以設(shè)置奇偶頁打印，實現(xiàn)紙張的正反面成批打印。

13、Excel中快速繪制文本框
通常在Excel中使用文本框來進(jìn)行表格內(nèi)容注釋，如果按住Alt鍵不放再繪制文本框可實現(xiàn)文本框與單元格邊線的重合，從而減輕調(diào)整文本框位置的工作量。

14、快速更改英文大小寫
選中要改變大小的字母或單詞，按下shift以后按F3，每按一次F3，字母或單詞將在全部大寫、首字大寫和全部小寫之間切換。
單擊“格式/更改大小寫”，可以進(jìn)行更復(fù)雜的大小寫更換。

15、讓窗口這樣固定
在Excel中編輯過長或過寬的Excel工作表時，需要向下或向右滾動屏幕，而頂端標(biāo)題行或左端標(biāo)題行也相應(yīng)滾動，不能在屏幕上顯示，這樣我們搞不清要編輯的數(shù)據(jù)對應(yīng)于標(biāo)題的信息，可以先選定要鎖定的標(biāo)題，假如我們要將表格的頂端的**行和左邊**列固定，那么單擊B2單元格，然后單擊“窗口”菜單的“拆分”命令，拆分完畢后再單擊“凍結(jié)窗格”命令，即可完成標(biāo)題的固定。

16、快速輸入省略號
在五筆字型狀態(tài)下輸入“shift+6”，另外按下“Ctrl+Alt+.”組合鍵可以在任何輸入法狀態(tài)下輸入。
17、輕松搞定單元格數(shù)據(jù)斜向排
在Excel中打開“工具—自定義—命令—類別—格式”，在“命令”列表中找到“順時針斜排”和“逆時針斜排”兩個命令按鈕拖到工具欄的合適位置，然后選中需要斜排的單元格，執(zhí)行命令即可。
另外，也可以選擇“格式/單元格/對齊/方向”，旋轉(zhuǎn)紅色的指針或直接輸入度數(shù)。

18、快速去掉頁眉的橫線
在利用Word插入頁眉后，頁眉信息下總會有一條橫線，如果希望將它去掉，可以打開“格式—邊框和底紋”，在彈出的對話框中把邊框設(shè)置為“無”，并在“應(yīng)用于”下更改為“段落”，再單擊“確定”安鈕即可。
還有一種方法就是在字體左邊的“標(biāo)題”中選“正文”即可。
*后一種方法就是選擇“格式/樣式”命令，彈出“樣式”對話框，在“樣式”項中選定“頁眉”，再點擊“更改”按鈕。接著點擊“格式”按鈕，在彈出的菜單中選“邊框”命令，彈出“邊框和底紋”對話框，在“邊框”選項卡中選定“無”即可。

19、為奇偶頁制作不同的水印
首先，執(zhí)行“文件—頁面設(shè)置”命令，打開“頁面設(shè)置”對話框，點擊“版式”選項卡，選中“奇偶頁不同”前面的復(fù)選框，單擊“確定”按鈕關(guān)閉該對話框。然后再執(zhí)行“視圖—頁眉和頁腳”命令。進(jìn)入頁眉和頁腳編輯狀態(tài)，在某奇數(shù)頁頁面編輯區(qū)編輯設(shè)置奇數(shù)頁的水印，再到某偶數(shù)頁頁面編輯區(qū)編輯設(shè)置偶數(shù)頁的水印。

20、快捷繪圖
在繪圖中，如果要利用一個工具按鈕來繪制多幅圖，只要用鼠標(biāo)左鍵雙擊此圖標(biāo)即可。

21、快速去除超鏈接
想取消超鏈接的下劃線，只需按下組合鍵“Ctrl+Z”或“Alt+BackSpace”，便可將下劃線取消。

22、如何避免標(biāo)題排在一頁的底部
在排版文件時，有時發(fā)現(xiàn)一個標(biāo)題出現(xiàn)在一頁的底部，而它的正文出現(xiàn)在新的一頁中，很不美觀。為了使標(biāo)題能夠與它的正文排在一起，可以將光標(biāo)移到該標(biāo)題所在的段落中，選擇“格式”菜單中的“段落”命令，出現(xiàn)段落對話框，在段落對話框中單擊“換行和分頁”標(biāo)簽，選中“與下段同頁”復(fù)選框，然后單擊“確定”按鈕。
另外，為了防止一頁頂端單獨出現(xiàn)某段的*后一行文字，或者在某一頁底部出現(xiàn)某段的**行文字，或者在一頁底部出現(xiàn)某段的**行文字，只要把光標(biāo)移到該段中，然后在窗口中選中“孤行控制”復(fù)選框，系統(tǒng)將自動向下頁移一行文字。


23、如何將文檔中的某一頁改為橫向
在排版某些文檔時，要在文檔中插入一個很寬的表格，需要把紙張改為橫向。為了保證表格前后的內(nèi)容仍為縱向，可以將光標(biāo)移到表格之前，選擇文件菜單中的“頁面設(shè)置”命令，單擊“紙張大小”標(biāo)簽，在“方向”區(qū)中選擇“橫向”單選按鈕，從“應(yīng)用于”下拉列表框中選擇“插入點之后”選項，然后單擊“確定”按鈕。

24、如何將一個表格垂直拆分為兩個的表格
選擇需要拆分的列，選擇“格式”菜單中的“邊框和底紋”命令或在右鍵菜單中選擇“邊框和底紋”，單擊“邊框”標(biāo)簽，在預(yù)覽區(qū)中單擊頂邊框、中邊框和底邊框，以將其邊框線刪除，保留左邊框線和右邊框線，單擊“確定”按鈕即可完成。

25、巧用Word的擴(kuò)展選定功能
將光標(biāo)定位在你需要選取的部分之首，按“F8”啟動“擴(kuò)展”，此時你會看到底部狀態(tài)欄中的“擴(kuò)展”由灰色變?yōu)楹谏侔匆幌?ldquo;F8”，將選取一個字或一個詞，按二下“F8”，將選取一句，按三下“F8”，將選取一段；按四下“F8”，全選。按ESC鍵或者按F6鍵即可關(guān)閉擴(kuò)展功能。

26、Excel單元格多于15位數(shù)字的輸入
先選定需輸入數(shù)字的單元格，然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，找到“數(shù)字”項中的“自定義”命令，然后在其右面的“類型”框中選擇“@”項，“確定”之后再輸入即可。

27、Word中磅與厘米的換算
1磅約等于0.03527厘米，1厘米約等于28.35磅。

28、計算機(jī)中容量單位的換算
1GB=1024MB，1MB=1024KB；1KB=1024字節(jié)。

29、在Excel中復(fù)制上一單元格
在Excel的某一單元格中，按住“Ctrl”鍵的同時，按下“ ’”（單引號）鍵，可復(fù)制上一單元格的內(nèi)容。

30、**拼寫功能
我們使用Word時，往往出現(xiàn)錄入幾個字后個別字的下方出現(xiàn)波浪線的情況，有時就會影響到視覺。要想徹底解決這個問題可單擊“工具—選項”，然后選擇“拼寫和語法”取消所有的可選項，點確定便完成了。

31、Word表格后空白頁的處理
在Word中，如果一篇文檔的*后一頁是表格，并且這個表格占滿了一整頁，就會在其后產(chǎn)生一張雪空白頁。雖然該頁只含有一個段落標(biāo)記，但卻是沒有辦法刪除的。在打印時，該頁照樣會使打印機(jī)走一頁紙，因而會造成不必要的浪費(fèi)。解決這個問題的辦法其實很簡單：把光標(biāo)置于*后這一段，然后把行間距設(shè)置成“1”（Word允許的*小值）即可。

32、改變圖片形狀
要對一個圖片進(jìn)行不規(guī)則的編輯，可以打開繪圖工具，選取任意的自選圖形，然后在這個圖形上點擊右鍵，選取“設(shè)置自選圖形格式”，在“填充顏色”中點擊下拉箭頭，選取“填充效果”，并選中“圖片”選項卡，在“選擇圖片”按鈕上點擊。然后在硬盤文件夾中選取喜歡的任何圖片，點擊確定后圖片的外形即為該自選圖形。

33、編輯線段頂點
如果是用線條工具生成的圖形可以編輯頂點。方法是選定該線條，點擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“編輯頂點”，再需要改變的地方點擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“添加頂點”，
選中該點，點擊鼠標(biāo)右鍵選擇“平滑頂點”等自己需要的方式，拖動鼠標(biāo)到自己需要的圖形。按下ctrl單擊頂點則可以刪除該頂點。

34、開關(guān)網(wǎng)格線
在Excel中，要去掉網(wǎng)格線，在“工具—自定義—命令”類別中找到“窗體”，在右邊找到“網(wǎng)格線開關(guān)”（Excel中是“切換網(wǎng)格”），把它拖到工具條上，關(guān)閉對話框，以后在需要去掉網(wǎng)格線時，單擊一下，想恢復(fù)，再單擊一下。

35、在Word中快速改變行距
全選你想要改變行距的文本段落，按ctrl+1鍵，可將該段落設(shè)置為單倍行距；按按ctrl+2鍵，可將該段落設(shè)置為雙倍行距；按ctrl+3鍵，可將該段落設(shè)置為1.5倍行距。

36、在Word中快速選取段落
將光標(biāo)放在需選取的段落中的某行的左邊空白處，單擊左鍵一次，選取該行，單擊左鍵二次，選取該段落，單擊左鍵三次，選取全文。

37、在Excel中實現(xiàn)自動換行
選擇菜單欄中的“格式—單元格—對齊”，接著選中“文本控制”標(biāo)題下的“自動換行”復(fù)選框即可（打勾）。如果單元格中還要將文字分段，按Alt+Enter鍵來實現(xiàn)硬回車換行操作。

38、漢字輸入法的若干訣竅
固定使用某一種漢字輸入法的人，希望一打開電腦就有這種輸入法在伺候。要實現(xiàn)這一點，只需要打開“控制面板”中的“鍵盤”，調(diào)出“語言”頁，在“語言”欄中選中你需要的漢字輸入法，然后點擊“設(shè)成默認(rèn)值”和“確定”按鈕，*后重新開機(jī)即可。
使用Ctrl+Shift組合鍵可以在英文和所有漢字輸入法中進(jìn)行循環(huán)切換。為了得到我們需要的漢字輸入法，往往要連按幾下Ctrl+Shift，顯得很不方便。其實我們可以將經(jīng)常使用的漢字輸入法定義成熱鍵，需要時按一下即可。比如，欲將“王碼五筆輸入法86版”定義成Ctrl+Shift+8，可以打開“控制面板”中的“輸入法”，調(diào)出“熱鍵”頁，在“項目”中找到“切換到王碼五筆輸入法86版”，然后在“組合鍵”中選中“Ctrl”、“左鍵”、“右鍵”，在“基本鍵”中選8，*后按“確定”即可。

39、用Word2000對稱頁邊距進(jìn)行雙面打印
工作中為了節(jié)省打印紙，經(jīng)常使用Word雙面打印文檔，但打印出的文稿正面和背面的頁邊距很難左右對齊。對策：首先，選擇“文件/頁面設(shè)置/頁邊距”選項卡，選中“對稱頁邊距”復(fù)選框，**“拼頁”復(fù)選框，在“內(nèi)側(cè)”和“外側(cè)”框中，輸入對稱頁邊距值，比如都為3.17厘米。然后，插入頁碼。*后，先打印奇數(shù)頁再打印偶數(shù)頁。

40、Excel玩“轉(zhuǎn)置”
對于Excel工作表中的數(shù)據(jù)，有時需要將其進(jìn)行行列轉(zhuǎn)換，即將原來的列變?yōu)樾校瓉淼男凶優(yōu)榱小７椒ǎ哼x中要進(jìn)行操作的單元格，點“復(fù)制”，然后確定需要“轉(zhuǎn)置”操作的目標(biāo)位置，單擊菜單中的“編輯/選擇性粘貼”，然后勾選“轉(zhuǎn)置”，點“確定”即可。

41、Excel輕松排序
當(dāng)我們需要將Excel工作表中的人事數(shù)據(jù)按照人員職務(wù)的大小或者職稱的高低進(jìn)行排序時，單擊“數(shù)據(jù)/排序/選項”，在“自定義序列”中點擊添加，然后按照助教、講師、副教授、教授的順序輸入就OK了。

42、Word中實現(xiàn)表格標(biāo)題重復(fù)
有時表格的標(biāo)題是非常難做的，并且好多頁數(shù)據(jù)都使用同一個標(biāo)題，在Word中，選中需要重復(fù)的表格行，然后執(zhí)行“表格/標(biāo)題行重復(fù)”，以后每輸入完一頁數(shù)據(jù)，下頁就會自動出現(xiàn)該標(biāo)題行。

43、Excel中實現(xiàn)表格標(biāo)題分頁打印
在Excel中，選擇“文件/頁面設(shè)置/工作表/打印標(biāo)題/頂端標(biāo)題行”，在其中輸入頂端標(biāo)題行所在位置，例如：前三行是該表格的需要每頁重復(fù)的標(biāo)題，則輸入$1:$3或者A1：A3，則預(yù)覽和打印時，每頁將會顯示和打印出標(biāo)題。如果你還需要打印行號和列標(biāo)，可以勾選“行號列標(biāo)”。

45、Word讀書消除疲勞小技巧
在Word中打開需要閱讀的文檔，白紙黑字在屏幕上顯示好象對眼睛不太好，那就依次選擇“工具/選項/常規(guī)”，在“常規(guī)選項”中將“藍(lán)底白字”選上，這種方式就可消除一些眼睛的疲勞；另外為了便于閱讀，再單擊“視圖”菜單中的“網(wǎng)格線”，屏幕上就出會出現(xiàn)稿紙般的橫線。

46、給含公式的單元格點顏色看看
選擇“編輯/定位”，打開“定位條件”選中“公式”，按“確定”退出，這樣所有含公式的單元格就被選中，在工具欄上選擇背景或字體顏色即可。


47、行首列尾隨點隨到
在Excel中，當(dāng)一個單元格成為活動單元格時，四周為粗線框，把鼠標(biāo)指向上邊框，然后雙擊鼠標(biāo)左鍵，活動單元格快速定位到該行的行首，同理行首列尾隨點隨到。
48、表格一次刪個光
在Word中編輯表格時，選中要刪除的部分，按下“Delete”鍵，刪除的是其中的文本內(nèi)容，表格部分還存在；按下“BACKSPACE”鍵，則刪除的是選中的全部，包括單元格、表格行或是整個表格。

49、Word文檔快速查找
在文檔中，當(dāng)需要查找文檔內(nèi)容時，常常是用“編輯”菜單中的“查找”命令，其實可以用另外一種更簡便的方法：在垂直滾動條的下方，有一小圓點按鈕（“選擇瀏覽對象” ），單擊則可以選擇按對象進(jìn)行瀏覽。

50、幾秒鐘自動生成目錄
將大標(biāo)題設(shè)為標(biāo)題2，將小標(biāo)題設(shè)為標(biāo)題3，打開“插入”菜單，選擇“索引和目錄”，點選“目錄”標(biāo)簽，在“顯示頁碼”與“頁碼右對齊”前面打上“√”，“制表符前導(dǎo)符”選擇為點，“格式”選用默認(rèn)的“來自模板”，“顯示級別”設(shè)為“2”，按下“選項”按鈕，彈出一個“目錄選項”窗口，在“標(biāo)題2”與“標(biāo)題3”之后分別輸入“1”和“2”，這時“標(biāo)題2”與“標(biāo)題3”前方出現(xiàn)符號“√”，與此同時，將其標(biāo)題后面的數(shù)字刪除掉，按兩次“確定”，目錄生成了！